Términos y Condiciones

1. Alcance y Partes: Estos Términos y Condiciones del software Polygono y sus diferentes soluciones: Evaluación y diagnóstico (“EDY”), Gestor documental (“GERALD”), Firma digital (“FRED”), Eventos (“EVELYN”), y sus futuras soluciones; rigen la compra de suscripción, el acceso y el uso del software Polygono como servicio a ser prestado por Hexa Solutions S.A.S. («Hexa Solutions») para sus clientes (identificado a continuación como el «Cliente»). Los términos de este acuerdo se hacen efectivos desde el momento en que el cliente adquiere una suscripción o renovación y permanecerán en efecto el asociado al plan adquirido.  El Servicio está destinado a personas naturales o jurídicas.
   
   
2. Software como servicio: El Software Polygon, que Hexa Solutions pone a disposición del Cliente para su uso mediante una conexión a internet. La descripción de éste sistema  se describe en la información presentada en la página web y material de apoyo incluido dentro de la plataforma.
   
   
3. Suscripción: Para acceder y usar el Servicio, el Cliente deberá obtener una suscripción (la «suscripción») la cual le habilita  una serie de condiciones establecidas para las diferentes soluciones que están definidas para cada plan. Las vigencias de la suscripción del software Polygono y cada una de sus soluciones es de un (1) año y comienza a regir desde la fecha en que la solución queda a disposición del Cliente.
   
   
4. Derechos de Acceso: Durante la Vigencia de la Suscripción de cada solución del software Polygono, el Cliente puede acceder y usar la solución en conformidad y en un todo momento de acuerdo a la vigencia de la suscripción.. El Cliente se hace responsable de cualquier uso dado a la solución mediante los usuarios creados en el sistema. El Cliente acepta mantener la confidencialidad de las cuentas, las credenciales y sus contraseñas necesarias para utilizar la solución. En caso de que el Cliente considere que hubo un uso no autorizado de la cuenta, las credenciales o las contraseñas del Cliente, el cliente deberá implementar los controles pertinentes mediante la configuración del sistema.
   
   
5. Limitaciones de Uso: El software Polygono solo se puede utilizar para fines administrativos internos del Cliente y no para su comercialización. El Cliente será responsable de asegurarse, antes de utilizar el Servicio, de que sus características satisfacen sus necesidades y de que dispone de los requisitos, el equipo y el software necesarios para ese fin, asumiendo los gastos necesarios para la utilización del Servicio. Los derechos otorgados al Cliente bajo estas Condiciones son personales y no podrán ser cedidos a terceros (incluyendo filiales, entidades de un mismo grupo de empresas o entidades vinculadas de cualquier otra forma), total o parcialmente, por cualquier medio, sin el consentimiento previo de HEXA SOLUTIONS. El Cliente no podrá realizar ninguna de las siguientes acciones: (i) exceder ninguna de las limitaciones de uso identificadas en las condiciones del plan adquirido; (ii) vender, revender, licenciar, sublicenciar, alquilar, arrendar o distribuir el software Polygono o alguna de sus soluciones, incluirlo como un servicio o una oferta de externalización o permitir a un tercero el uso de cualquier porción del software Polygono o alguna de sus soluciones para su beneficio personal, salvo disposición expresa las condiciones del plan adquirido; (iii) copiar o reproducir cualquier porción, característica, función o interfaz de usuario del SaaS; (iv) obstaculizar o perturbar la integridad o el rendimiento del software Polygono o alguna de sus soluciones; (v) usar el software Polygono o alguna de sus soluciones para subir, enviar o almacenar Datos que sean obscenos, intimidatorios, difamatorios o de naturaleza ilegal o delictiva, violar los derechos de privacidad de algún tercero, infringir o malversar derechos de propiedad intelectual; (vi) usar el software Polygono o alguna de sus soluciones para interferir o dañar el sistema o entorno de un tercero; (vii) acceder al software Polygono o alguna de sus soluciones para crear un producto o servicio competitivo; o (viii) realizar ingeniería inversa al software Polygono o alguna de sus soluciones.

 

1. Condiciones de pago:
   a. Precios e Impuestos: Los precios de los servicios están establecidos de acuerdo al plan seleccionado por el cliente, o en su defecto, en el sitio web con los planes de precios vigentes en el momento de la compra de la suscripción por parte del Cliente a Hexa Solutions. Los precios no incluyen impuestos, aranceles y cargos, salvo disposición en contrario. En caso de que se requiera por ley algún tipo de retención de impuestos, comuníquese con un asesor comercial de Hexa Solutions  para acordar el procedimiento a seguir. b. Facturación y Pago: El Cliente acepta pagar todos los importes facturados de contado. Si el Cliente no realiza los pagos no se podrán habilitar los accesos al sistema.
   
   
2. Confidencialidad: Las partes se comprometen a mantener bajo reserva la información confidencial que se suministren recíprocamente con ocasión y en desarrollo del servicio adquirido, obligación que deberán hacer extensiva a las personas que intervengan por su cuenta en la ejecución del mismo; en este sentido cada parte tomará las medidas adecuadas para que el personal a su cargo respete la obligación de confidencialidad. Para tales efectos se entiende por información confidencial toda la que no está al alcance del público, se encuentre o no rubricada como tal. Utilizada dicha información por una de las partes, ésta deberá devolverla a la otra, previo requerimiento; entre tanto, la información deberá ser conservada y protegida estableciendo para tal efecto las medidas de seguridad que resulten adecuadas. La obligación de confidencialidad se extiende aún terminado el contrato, por cuanto mucha de la información involucrada y transmitida contiene derechos de propiedad intelectual, secretos industriales y know how calificado. La violación de la confidencialidad y el uso indebido de la información darán lugar a que se cause la indemnización prevista en la cláusula penal, sin perjuicio de las demás acciones legales a que haya lugar.
   
   
3. Datos Personales: El Cliente deberá dar cumplimiento al Régimen General de Protección de Datos Personales, establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. Para el efecto, contará con la autorización de los titulares de la información de datos personales y pondrá en conocimiento de éstos sus políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos. Así mismo, garantizará que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes, actualizándolos, rectificándolos o suprimiéndolos cuando así lo solicite el titular o cuando Hexa Solutions haya podido advertir algún error en los mismos.
   
   
4. Tratamiento de los datos: En todo caso, el Cliente informará a los titulares de la información que Hexa Solutions tendrá acceso a sus datos personales por causa de los servicios ofrecidos y los términos de este Acuerdo.  El Cliente es el único y exclusivo responsable de los datos, texto, audio, vídeo, imágenes, y cualquier otro contenido ingresado al sistema. El Cliente es y seguirá siendo el propietario único y exclusivo de todo derecho, título e interés en todos los Datos facilitados por el Cliente a Hexa Solutions. Hexa Solutions sólo utilizará los datos facilitados por el Cliente cuando sea necesario para proporcionar asistencia técnica, o cuando sea requerido por la ley.
   
   
5. Seguridad de Datos: Hexa Solutions implementa medidas técnicas y organizacionales para proteger los Datos datos facilitados por el Cliente. Con respecto de las cuentas de Usuario el Cliente debe informar a sus colaboradores sobre el correcto uso de sus contraseñas, tratarlas de forma confidencial y no revelarlas a otras personas. El Cliente es el responsable del uso y gestión las cuentas asignadas, obligándose a indemnizar y mantener indemne a Hexa Solutions respecto de aquellos daños, perjuicios, reclamaciones, demandas y acciones en que incurra o pueda incurrir Hexa Solutions como consecuencia o en relación con el uso del software Polygono por el Cliente o sus usuarios.
   
   
6. Autorización logo del Cliente: El Cliente autoriza a Hexa Solutions para utilizar y reproducir su logotipo corporativo en el Sitio Web de Hexa Solutions, durante la vigencia de la presente relación contractual, con la única finalidad de promocionar el Servicio, publicitando el uso del Servicio por el Cliente. El Cliente podrá revocar esta autorización en cualquier momento durante la vigencia de las condiciones mediante el envío de un Ticket Soporte a Hexa Solutions.
   
   
7. Prestación y Funcionamiento del software Polygono: La capacidad de Hexa Solutions para prestar los servicios de software Polygono dependerá de la plena y razonable colaboración del Cliente, y de la precisión e integridad de toda información necesaria para tal prestación que el Cliente proporcione. Durante la correspondiente Vigencia del software Polygono, Hexa Solutions puede realizar las siguientes acciones: (i) modificar los sistemas y el entorno utilizados para proporcionar el servicio y (ii) reservarse el derecho de realizar cualquier cambio que considere necesario o útil al software Polygono para mantener o mejorar la calidad o rendimiento del servicio.
   
   
8. Servicio: Hexa Solutions podrá suspender temporalmente el acceso y uso del Servicio para la realización de tareas de mantenimiento, como a título ejemplificativo y no limitativo, actualización de infraestructuras o de las versiones del software. En la realización de tareas de mantenimiento que prevean una paralización o suspensión del Servicio durante un periodo superior a una (3) horas, Hexa Solutions se compromete a informar previamente al Cliente  de la realización de dichas tareas de mantenimiento con, al menos, un (1) día de antelación. En el caso de que las tareas de mantenimiento prevean una paralización o suspensión temporal del Servicio durante un periodo igual o superior a (3) horas, Hexa Solutions avisará al Usuario con la mayor antelación posible, siempre que le sea posible.
   
   
9. Garantía: Hexa Solutions proporcionará el servicio de Polygono a través de personal calificado y de manera profesional. En la medida en que lo permita la ley, Hexa Solutions no asume ninguna otra garantía. Hexa Solutions no garantiza que el software Polygono no tendrá interrupciones o estará libre de errores. Hexa Solutions otorga al cliente una vigencia de suscripción del software Polygono, en el estado «como está» y realizará las actualizaciones por mejora que considere necesarias, sin asumir ninguna otra responsabilidad.
    
10. Soporte y mantenimiento: En caso de incidencia o problema en el acceso o uso del software Polygono, el Cliente podrá solicitar el soporte mediante el correo electrónico soporte@polygono.co. Una vez enviada la solicitud de Soporte, Hexa Solutions responderá al Cliente lo antes posible, sin que exista un compromiso en el plazo de respuesta. No se responderá ninguna solicitud de soporte remitida por cualquier otra vía. Hexa Solutions podrá facilitar actualizaciones del Servicio y del software en el que se basa, en cualquier momento, con o sin preaviso al Usuario.
    
    
11. Derechos de Propiedad Intelectual: Todos los derechos de propiedad intelectual sobre el servicio de Polygono, su diseño y el código fuente, incluyendo, sin limitación, los logotipos, marcas, signos distintivos, diseño gráfico o software pertenecen y son propiedad, íntegra y exclusiva de Hexa Solutions y están protegidos por leyes internacionales de propiedad intelectual. El Cliente y Usuarios sólo está autorizado a acceder y utilizar el software como servicio Polygono, conforme a lo dispuesto por Polygono y dentro de lo permitido por el presente Acuerdo. Excepto cuando esté específicamente autorizado para ello, el Cliente no podrá reproducir, transformar, distribuir, realizar obras derivadas, poner a disposición, comunicar a terceros, extraer, reutilizar y/o utilizar el servicio de Polygono.
    
    
12. Suspensión o Terminación: El contrato entre el Cliente y Hexa Solutions podrá terminar por las siguientes causales: a) El incumplimiento de las obligaciones y/o responsabilidades de alguna de las partes. b) Violación a los derechos de autor respecto del software Polygono. c) Violar la confidencialidad de la información de cualquiera de las partes. d) El no pago por parte del Cliente, del valor pactado en caso que se haya otorgado un plazo. Cualquier uso del software en forma contraria a los usos honestos permitidos por la ley.
    
    
13. Resolución de conflictos: Si el Cliente no estuviera conforme con el servicio Polygono y no estuviera de acuerdo con la solución propuesta por Hexa Solutions, ambas partes acuerdan escalar a la mayor brevedad posible el objeto de la controversia a un Director (o cargo equivalente) de las respectivas compañías, con el fin de resolver la disputa de una forma amistosa, y sin perjuicio de que las partes ejerciten después las acciones legales que les correspondan.
    
    
14. Fuerza mayor: Hexa Solutions no será responsable por el retraso o incumplimiento de cualquier obligación establecida en el presente Contrato, siempre y cuando, dicho retraso o incumplimiento se deba a causas imprevisibles o previsibles pero inevitables, de fuerza mayor, tales como, sin limitación, incendio, accidente embargo, disposición gubernamental, bloqueo, etc. Estas Condiciones están disponibles para el Cliente con carácter previo a la contratación de cualquier Licencia o Servicio, y pueden ser almacenadas o reproducidas en un soporte duradero.
     
15. Condiciones de servicio: – Suscripción de pruebas: (i) La suscripción de pruebas inicia desde el momento en que se genera el usuario y contraseña, y su tiempo duración será determinado por Hexa Solutions y podrá variar en cualquier momento. (ii) Al finalizar vigencia de suscripción se inhabilitarán los accesos al sistema (iii) Hexa Solutions a través del software Polygono almacenará la información del sistema durante 30 días calendario, pasado ese tiempo si el cliente no realiza adquisición de una suscripción se eliminará la información. – Renovación de suscripción: (i) Al finalizar vigencia de suscripción se inhabilitarán los accesos al sistema (ii)  Hexa Solutions a través del software Polygono almacenará la información del sistema durante 30 días calendario, pasado ese tiempo si el cliente no realiza renovación de su suscripción se eliminará la información. (iii) Si el cliente decide no renovar su suscripción, Hexa Solutions podrá otorgar accesos temporales por 24 horas para que el cliente descargue la información del sistema; siempre y cuando se haga solicitud formal a través del correo electrónico soporte@polygono.co y está solicitud se encuentre dentro del plazo de los 30 días calendario posterior a la finalización de la vigencia de la suscripción.

 

Puede imprimir una copia de estas condiciones para consultarlas en el futuro.